Închiderea exercițiului 2026: ce pregătiți din noiembrie

Cele mai costisitoare săptămâni ale unui audit sunt cele în care echipa financiară caută documente pe care le-ar fi putut pregăti din noiembrie. Trei lucruri fac diferența: un calendar comun, reconcilierile făcute înainte de 31 decembrie și estimările documentate odată cu calculul.

Un calendar comun

Stabiliți împreună cu auditorul data inventarierii, data pachetului de închidere și data lucrărilor finale. Un calendar agreat din toamnă evită suprapunerea cu raportările către grup și cu declarațiile fiscale și vă lasă timp să planificați concediile oamenilor-cheie în afara perioadei de lucrări finale. Comunicați calendarul și echipelor din afara departamentului financiar, de exemplu depozitului, vânzărilor și resurselor umane, care furnizează o parte din documente.

Reconcilieri înainte de 31 decembrie

Reconcilierile bancare, de clienți, de furnizori și intragrup, făcute lunar din noiembrie, scurtează semnificativ lucrările finale. Confirmările de sold trimise devreme au timp să revină, iar diferențele găsite în noiembrie se pot corecta în contabilitate înainte de închidere, nu sub forma unor ajustări de audit.

Estimările documentate

Provizioanele, ajustările de valoare pentru stocuri și creanțe și duratele de viață utilă cer o documentație pe care auditorul o va solicita. Pregătiți-o odată cu calculul, nu după: ipotezele, datele folosite, cine a aprobat și cum se compară estimarea de anul trecut cu ce s-a întâmplat efectiv.

Pas cu pas: calendarul închiderii

Noiembrie: calendarul agreat cu auditorul, instrucțiunile de inventariere, lista soldurilor pentru confirmare, reconcilierile la 31 octombrie.
Decembrie: confirmările de sold trimise, soldurile intragrup agreate cu celelalte entități, inventarierea, documentele de separare a exercițiilor (ultimele livrări și recepții).
Ianuarie: reconcilierile la 31 decembrie, registrul imobilizărilor, calculul estimărilor și dosarul care le susține.
Februarie: pachetul de închidere, proiectul situațiilor financiare și al notelor explicative.
Februarie–aprilie: lucrările finale, ajustările propuse de auditor, scrisoarea de declarații a conducerii.

Lista scurtă de verificare

Fiecare cont bancar are reconcilierea la 31 decembrie și extrasul atașat.
Soldurile clienților și ale furnizorilor se regăsesc în fișele analitice, iar diferențele au explicație.
Soldurile intragrup sunt confirmate de ambele părți.
Inventarierea are procesele-verbale semnate, iar diferențele sunt înregistrate.
Fiecare provizion și fiecare ajustare de valoare are calculul și ipotezele într-un singur fișier.
Veniturile și cheltuielile din ultimele zile ale anului sunt în exercițiul corect.

Un exemplu

Exemplu ilustrativ, cu cifre rotunde. O companie are la sfârșitul lunii noiembrie o diferență de 400.000 lei între soldul datorat societății-mamă și soldul raportat de aceasta. Reconcilierea făcută atunci arată două facturi de servicii înregistrate de grup în noiembrie, dar încă neînregistrate de companie. Diferența se corectează înainte de închidere, într-o zi de lucru.

Aceeași diferență descoperită în martie, în timpul lucrărilor finale, înseamnă corespondență cu grupul, o ajustare propusă de auditor, situații financiare refăcute și, adesea, un termen de raportare către grup ratat.

Dacă este primul audit

Pentru o companie auditată statutar pentru prima dată, închiderea începe mai devreme. Auditorul are nevoie și de soldurile de deschidere, adică de cifrele de la sfârșitul exercițiului anterior, neauditat: reconcilierile de atunci, inventarul de stocuri, registrul imobilizărilor și calculul provizioanelor. Strângeți-le într-un singur dosar din noiembrie, ca să nu le căutați în martie. Despre momentul în care apare obligația, vedeți articolul despre pragul de audit statutar.

Greșeli frecvente

Inventarierea fără instrucțiuni scrise și fără o probă de numărare.
Confirmările de sold trimise în februarie, când nu mai au timp să revină.
Estimările documentate abia când auditorul le cere.
Soldurile intragrup reconciliate o singură dată pe an.
Ajustările de final de an înregistrate după ce proiectul situațiilor financiare a fost transmis auditorului.

Când cereți ajutor

Lista completă este în ghidul nostru gratuit, Listă de verificare pentru închiderea exercițiului 2026. Dacă echipa financiară nu are capacitatea să o parcurgă la timp, sau dacă auditul de anul trecut s-a încheiat cu multe ajustări, putem discuta situația în diagnosticul gratuit de 60 de minute.