Ce documente cere auditorul: lista de la care pornim

Lista de informații solicitate — cunoscută în practică drept PBC, „prepared by client” — este primul document pe care îl primiți de la auditor și, de obicei, primul motiv de tensiune: ajunge în ianuarie, cere cincizeci de lucruri și are termen „cât mai repede”. Articolul de față arată de la ce listă pornim și de ce arată așa. O primiți în ziua semnării contractului, nu în ianuarie.

De ce cere auditorul aceste documente

Un auditor nu poate confirma o cifră pentru că i se spune că este corectă. Fiecare sold semnificativ are nevoie de probe: un document care arată că activul există, că datoria este reală, că venitul aparține exercițiului. Lista nu este o formalitate administrativă, ci harta probelor.

Evidențele generale

• Balanța de verificare la data bilanțului și pentru exercițiul precedent, în format electronic.
• Jurnalul complet al înregistrărilor contabile, exportat din sistem.
• Situațiile financiare în formă preliminară, cu notele explicative.
• Politicile contabile aplicate și eventualele modificări față de anul precedent.
• Actul constitutiv la zi, hotărârile adunării generale și ale administratorilor din cursul exercițiului.

Pe arii

• Imobilizări. Registrul mijloacelor fixe, intrările și ieșirile din cursul anului cu documentele aferente, calculul amortizării, eventualele reevaluări și testele de depreciere.
• Stocuri. Instrucțiunile de inventariere, listele de inventar semnate, diferențele constatate și modul lor de soluționare, analiza stocurilor fără mișcare și calculul ajustărilor.
• Clienți și furnizori. Balanțele analitice, vechimea soldurilor, reconcilierile cu partenerii importanți, calculul ajustărilor pentru creanțe incerte.
• Trezorerie. Extrasele la data bilanțului, reconcilierile bancare, lista conturilor și a persoanelor cu drept de semnătură, contractele de credit și clauzele restrictive.
• Venituri. Detalierea pe tipuri și pe perioade, documentele pentru tranzacțiile de la începutul și sfârșitul exercițiului (testul de cut-off), contractele semnificative.
• Personal. Statele de salarii centralizate, calculul provizioanelor pentru concedii neefectuate și pentru bonusuri, contractele conducerii.
• Provizioane și litigii. Situația litigiilor, calculele și ipotezele, confirmarea avocatului.
• Părți afiliate. Lista entităților afiliate, tranzacțiile și soldurile cu fiecare, confirmările intragrup.

Ce cere auditorul și nu se găsește în contabilitate

O parte din listă nu vine din evidențele contabile, ci din modul în care funcționează compania: descrierea proceselor de vânzare, de achiziții și de plăți, cine aprobă ce și în ce limite, drepturile de acces în sistemul informatic, politica de prețuri de transfer dacă există tranzacții intragrup. Acestea se pregătesc o singură dată și se actualizează anual.

Trei greșeli care lungesc auditul

• Documentele trimise pe bucăți, prin e-mail. Fiecare fișier pierdut înseamnă o solicitare repetată. Un singur loc, cu structura din listă, economisește zile.
• Reconcilierile făcute abia la cererea auditorului. O reconciliere lunară costă minute; una refăcută în martie pentru douăsprezece luni costă ore.
• Estimările explicate verbal. Dacă ipoteza nu este scrisă nicăieri, auditorul trebuie să o reconstituie și să o testeze din alte surse.

Cum lucrăm noi cu lista

Trimitem lista completă în ziua semnării contractului, grupată pe arii și cu termene distribuite pe luni, nu toate deodată. Pentru o companie de 150–⁠250 de angajați, cu contabilitate ținută intern, estimăm 8–⁠12 zile-om din partea echipei dumneavoastră pe toată misiunea. Solicitările suplimentare apar inevitabil, dar le grupăm și vă spunem de ce sunt necesare.

Dacă vreți lista adaptată la situația companiei dumneavoastră, o parcurgem împreună în diagnosticul gratuit de 60 de minute.